e-Doręczenia w aptece: od 1 października obowiązkowe także dla aptek z CEIDG. Pismo z urzędu może „dojść” bez otwierania

Od 1 października 2026 r. adres do e-Doręczeń muszą mieć wszyscy przedsiębiorcy wpisani do CEIDG, także właściciele aptek prowadzący jednoosobową działalność albo spółkę cywilną. Najważniejsza zmiana: pismo z urzędu, którego nikt nie otworzy, po 14 dniach i tak uznaje się za doręczone. Termin na odpowiedź lub odwołanie zaczyna wtedy biec.

Kogo dotyczy obowiązek

  • Apteki prowadzone przez spółki z KRS (sp. z o.o., sp.j., sp.k.): obowiązek obowiązuje już od 2025 r.
  • Apteki prowadzone w CEIDG, zarejestrowane od 1 stycznia 2025 r.: adres zakładało się przy rejestracji działalności.
  • Apteki prowadzone w CEIDG, zarejestrowane do 31 grudnia 2024 r.: adres jest obowiązkowy od 1 października 2026 r. Dotyczy to większości aptek indywidualnych.
  • Spółki cywilne: adres musi mieć każdy wspólnik wpisany do CEIDG jako przedsiębiorca.

Jeśli prowadzisz aptekę na działalności zarejestrowanej przed 2025 r. i nie masz jeszcze adresu do e-Doręczeń, załóż go od razu, bo termin już minął.

Dlaczego to ważne dla apteki

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Urzędy korzystające z systemu będą wysyłać pisma właśnie tam, a nie pocztą.

Kluczowa zasada: jeśli pismo nie zostanie odebrane, po 14 dniach od wpłynięcia do skrzynki uznaje się je za doręczone. Od tego momentu biegną terminy, np. na odpowiedź na wezwanie czy złożenie odwołania. Nieprzeczytana wiadomość może więc oznaczać przegapiony termin.

Dla apteki to korespondencja z każdym urzędem, który korzysta z e-Doręczeń: od urzędu skarbowego, przez ZUS, po instytucje nadzorujące działalność apteki. Skrzynką powinien zarządzać ktoś, kto ma do niej dostęp na co dzień.

Jak założyć adres – krok po kroku

  1. Wejdź na biznes.gov.pl i zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy (profil zaufany, mObywatel, bankowość elektroniczna lub e-dowód).
  2. Złóż wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń. Możesz to też zrobić przy okazji zmiany wpisu w CEIDG.
  3. Wskaż, czy skrzynką zarządzasz sam, czy wyznaczasz administratora.
  4. Podpisz wniosek profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo pieczęcią elektroniczną.
  5. Po weryfikacji otrzymasz e-mail z instrukcją. Zaloguj się i aktywuj skrzynkę, bo samo utworzenie adresu nie wystarcza.
  6. Podaj adres e-mail do powiadomień o nowych wiadomościach.

Usługa publicznego dostawcy jest bezpłatna. Utworzenie skrzynki może potrwać kilka dni.

Dobre praktyki dla apteki

  • Ustal, kto sprawdza skrzynkę (właściciel, kierownik apteki) i kto go zastępuje podczas urlopu.
  • Powiadomienia kieruj na adres e-mail, który jest czytany codziennie, a nie na prywatną skrzynkę jednej osoby.
  • Nie polegaj wyłącznie na powiadomieniach e-mail. Zaglądaj do skrzynki e-Doręczeń regularnie, najlepiej codziennie.
  • Prywatna skrzynka w mObywatelu to nie to samo co adres firmowy. Apteka potrzebuje osobnego adresu dla działalności.

Co jeśli apteka nie ma adresu?

Urzędy mogą wtedy wysłać korespondencję publiczną usługą hybrydową: wydruk dostarczany pocztą. To jednak rozwiązanie awaryjne. Obowiązek posiadania adresu nadal Cię dotyczy, a każda kolejna zmiana wpisu w CEIDG i tak będzie wymagała założenia adresu.

Źródła: biznes.gov.pl, Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.